Afschrijvingen van webshop computers en apparatuur invoeren in je boekhoudprogramma
Je staat voor de schappen van je webshop en ziet een gloednieuwe laptop liggen. €1.500 exclusief btw.
Je koopt hem voor je bedrijf. Nu vraag je je af: moet je dat bedrag in één keer van je winst aftrekken? Het antwoord is nee. Je moet de kosten uitsmeren over de jaren dat je de laptop gebruikt. Dat heet afschrijven. In dit artikel leg ik je precies hoe je dat doet in je boekhoudprogramma, zonder dat je hoofdpijn krijgt van de regeltjes.
De basis: wat is afschrijven eigenlijk?
Afschrijven betekent simpelweg dat je de aanschafkosten van een duurzaam bedrijfsmiddel, zoals een computer of laptop, spreidt over de verwachte gebruiksduur. In plaats van één grote hap uit je winst in het jaar van aankoop, neem je elk jaar een stukje van de kosten als aftrekpost.
Dit is niet vrijblijvend. Vanaf een aankoopwaarde van €250 exclusief btw ben je wettelijk verplicht om te afschrijven. Stel, je koopt een refurbished MacBook Pro voor je webshop voor €1.200 exclusief btw.
Je verwacht er 4 jaar mee te doen. In plaats van in één keer €1.200 af te trekken, schrijf je elk jaar €300 af.
Dit zorgt voor een stabielere winstberekening en voorkomt dat je in één jaar een onrealistisch lage winst hebt en daarna weer hoge winsten.
Afschrijven is het spreiden van kosten over de levensduur van een bedrijfsmiddel. Het is een verplichte stap voor bedrijfsmiddelen vanaf €250 exclusief btw.
De methoden: lineair en de restwaarde
De meest gebruikte methode is de lineaire afschrijving. Dit is de makkelijkste en meest rechttoe rechtaan manier.
Je deelt de aanschafprijs minus de restwaarde door het aantal jaren dat je het apparaat denkt te gebruiken. De formule is simpel: (aanschafprijs - restwaarde) / geschatte gebruiksduur. Neem een praktisch voorbeeld.
Je koopt een nieuwe bureaupc voor je webshop voor €800 exclusief btw.
Je schat de gebruiksduur op 5 jaar. De restwaarde na 5 jaar is nihil. Je jaarlijkse afschrijving is dan €800 / 5 = €160 per jaar. Elk jaar boek je €160 als afschrijvingskosten.
Dit doe je tot de boekwaarde van de pc nul is. Restwaarde is een belangrijk concept.
Bij veel elektronica, zoals laptops en computers, is de restwaarde na 3 tot 5 jaar vaak nihil. Maar bij duurdere apparatuur, zoals een professionele fotostudio-set of een zware MacBook, kan er nog een restwaarde zijn. Voor een MacBook Pro van €2.500 kan na 4 jaar nog een restwaarde van 20% (€500) zijn. Dan schrijf je elk jaar (€2.500 - €500) / 4 = €500 af.
Fiscale regels en slimme aftrekposten
De Belastingdienst heeft regels voor afschrijvingen. Voor de meeste computers en laptops hanteert de Belastingdienst een minimale gebruiksduur van 5 jaar.
Dit betekent dat je de kosten minimaal over 5 jaar moet uitsmeren. Je mag niet sneller afschrijven, tenzij je kunt aantonen dat de laptop eerder afschrijft door intensief gebruik.
Er is een slimme aftrekpost voor starters: de investeringsaftrek. Als je in één jaar meer dan €2.400 investeert in bedrijfsmiddelen (zoals computers, servers, en software), kom je mogelijk in aanmerking voor de kleinschaligheidsinvesteringsaftrek (KIA). Dit kan je belastingvoordeel opleveren, net als bij de investeringsaftrek voor magazijnapparatuur. Stel, je koopt in één jaar een laptop voor €1.500 en een server voor €1.200.
Je totale investering is €2.700. Je komt dan in aanmerking voor een extra aftrekpost op je winst.
Een andere optie is willekeurig afschrijven. Als starter mag je in het eerste jaar tot 50% van de investering aftrekken. Dit kan handig zijn als je in het begin veel winst maakt en je fiscale druk wilt verlagen. Let op: deze regels kunnen veranderen, dus check altijd de actuele informatie op de site van de Belastingdienst of je boekhoudprogramma.
Stappenplan: hoe boek je een afschrijving in?
Stap 1: Inboeken investering. Als je een laptop koopt, boek je de aankoop niet direct als kosten.
Je boekt het op een activa-rekening, bijvoorbeeld "Computers en laptops". Dit is een bezitting op je balans.
Je boekt de factuur van de leverancier op deze rekening. Stap 2: Afschrijving instellen. In je boekhoudprogramma, zoals e-Boekhouden of Exact Online, kun je een afschrijvingsplan instellen.
Je voert de aanschafdatum, de aanschafwaarde, de geschatte gebruiksduur en de restwaarde in. Het programma berekent automatisch de jaarlijkse afschrijving.
Dit scheelt je een hoop rekenwerk. Stap 3: Maandelijkse of jaarlijkse verwerking. De meeste programma's bieden de optie om afschrijvingen maandelijks of jaarlijks te verwerken. Voor een laptop van €1.500 met een gebruiksduur van 4 jaar en een restwaarde van €0, is de jaarlijkse afschrijving €375.
Maandelijks is dat €31,25. Je kunt een automatische journaalpost instellen die elke maand of elk jaar de afschrijving boekt.
Dit voorkomt dat je het vergeet. Stap 4: Boeken van de afschrijving. De afschrijving boek je als een kostenpost.
Je debiteert de afschrijvingskostenrekening en crediteert de afschrijvingsreserve. Dit laatste is een aparte rekening op je balans. Zo houd je bij hoeveel waarde je al hebt afgeschreven.
Veelgestelde vragen over afschrijven
Moet ik een laptop afschrijven?
Ja, als de aankoopwaarde exclusief btw €250 of meer is, ben je verplicht om de kosten te spreiden over de gebruiksduur. Een laptop van €1.500 valt hier dus onder.
Wat is de gebruikelijke afschrijvingstermijn voor een laptop?
De Belastingdienst hanteert een minimale termijn van 5 jaar. In de praktijk kiezen veel ondernemers voor 3 tot 5 jaar, afhankelijk van het type laptop en het gebruik.
Mag ik willekeurig afschrijven?
Een zware MacBook Pro gaat vaak langer mee dan een instapmodel laptop. Ja, als starter kun je onder voorwaarden gebruikmaken van willekeurig afschrijven. Dit betekent dat je in het eerste jaar tot 50% van de investering mag aftrekken.
Hoe bereken ik de afschrijving als ik de laptop halverwege het jaar koop?
Dit kan voordelig zijn als je in het begin veel winst maakt. Je mag alleen afschrijven over de maanden dat je de laptop in dat jaar gebruikt. Koop je een laptop in juli? Dan mag je over 6 maanden afschrijven (juli tot en met december).
Wat is de restwaarde van een laptop?
Je jaarlijkse afschrijving wordt dan naar rato berekend. Na 5 jaar is de restwaarde vaak nihil.
Bij duurdere apparatuur, zoals een MacBook Pro, kan de restwaarde nog 20% tot 25% bedragen. Dit hangt af van het model en de staat van de laptop.