Amazon Seller inkomsten netjes splitsen en boeken in je Nederlandse boekhoudsoftware
Stel je voor: je hebt net een partij gloednieuwe wieldoppen voor een VW Golf of een setje performance remblokken voor een BMW verkocht via Amazon. Je kijkt op je bankrekening en ziet een groot bedrag binnenkomen.
Toch klopt het totaalbedrag niet met wat je had verwacht. Waarom is er zoveel vanaf gehaald?
En hoe boek je dat nu eigenlijk slim in je boekhoudsoftware, zodat je precies weet hoeveel winst je maakt op die ene set winterbanden? Het kan een chaos zijn, maar het hoeft niet. Laten we het even rustig over je Amazon-inkomsten hebben en hoe je die netjes opdeelt voor je Nederlandse boekhouding.
De complexe Amazon betalingsstructuur begrijpen
Amazon is geen simpele marktplaats waar je geld direct op je rekening gestort krijgt.
Ze werken met een systeem van reserveringen en een betaalcyclus van twee weken. Dit betekent dat het geld dat je vandaag verdient met die prachtige set autolampen, niet meteen beschikbaar is.
Amazon houdt een deel vast om eventuele retouren of garantieclaims te dekken. Ze splitsen je inkomsten op in een brutoverkoopprijs (wat de klant betaalt) en je netto-opbrengst (wat jij echt krijgt). De belangrijkste factor hier is het begrip Amazon EU Credit. Dit is een soort tussenrekening in je Amazon Seller Central.
Stel, je verkoopt auto-onderdelen voor een totaalbedrag van €35.000 in een maand.
Dit bedrag zie je niet direct als een storting op je bankrekening. In plaats daarvan krijg je een credit van €35.000 op je Amazon-rekening. Dit is het bedrag waarover je kunt beschikken zodra de betaalcyclus sluit.
Hoe je Amazon EU Credit optimaal gebruikt
De uitbetalingen gebeuren standaard elke twee weken per afzonderlijk verkoopplatform (bijv. amazon.de, amazon.fr). Je kunt je Amazon EU Credit op twee manieren gebruiken.
De meest gebruikelijke manier is dat Amazon het bedrag automatisch naar je bankrekening overmaakt.
De tweede, handigere optie voor ondernemers, is om je Amazon EU Credit te gebruiken om je eigen Amazon-kosten te betalen. Denk aan je maandelijkse abonnementskosten, kosten voor advertenties voor die ene populaire wieldop, of kosten voor FBA-opslag. Door dit te doen, verminder je het bedrag dat Amazon naar je bank moet overmaken.
Dit maakt je boekhouding een stuk overzichtelijker. Je wilt je inkomsten en kosten namelijk zo dicht mogelijk bij de bron boeken.
Door je Amazon EU Credit als een echte bankrekening te behandiken, creëer je een logische flow.
Je boekt je verkoopopbrengsten op je Amazon-rekening en boekt je kosten (advertenties, abonnement, opslag) ook vanaf diezelfde rekening. Wat overblijft, is het bedrag dat daadwerkelijk op je bankrekening wordt gestort. Zo weet je precies wat je netto-inkomsten zijn.
Een strategie voor het splitsen van je inkomsten
Om je boekhouding voor je auto-onderdelenwinkel op orde te krijgen, moet je de inkomsten op de juiste manier splitsen. Je begint met het vastleggen van je totale verkoop.
Dit doe je op basis van de rapportages die Amazon aanbiedt. In je boekhoudsoftware maak je een verkoopboeking aan voor het totaalbedrag van je brutoverkoop.
- Verkoopkosten (meestal een percentage van de verkoopprijs).
- Verzendkosten (als je gebruikmaakt van FBA).
- Advertentiekosten (bijvoorbeeld voor Sponsored Products).
- Eventuele kosten voor de Amazon Pro-abonnementsvorm.
Vervolgens trek je hier de kosten vanaf die Amazon inhoudt om bij je netto-opbrengst te komen. De kosten die Amazon inhoudt, zijn: De netto-opbrengst boek je vervolgens op je Amazon EU Credit-rekening.
Dit is de post die je later weer aflettert tegen de werkelijke bankstorting. Door dit consistent te doen, voorkom je dat je aan het einde van het jaar uren bezig bent met het terugzoeken waarom er €500 minder op je rekening is gestort dan je had verwacht. Het scheelt je een hoop frustratie.
Btw-verplichtingen en rapportages
Als je auto-onderdelen verkoopt via Amazon, ontkom je niet aan de btw. Het is essentieel om te weten waar je klanten zich bevinden.
Als je vanuit Nederland verkoopt naar andere EU-landen, val je onder de OSS-regeling (One Stop Shop).
Dit houdt in dat je in één keer aangifte doet voor alle btw over je intra-Europese verkopen. Amazon helpt je hierbij door gedetailleerde btw-rapportages aan te bieden. Deze rapportages, de zogenaamde VAT Transaction Reports, zijn je beste vriend.
- Het btw-bedrag dat Amazon van je klant heeft geïncasseerd.
- Het btw-bedrag dat Amazon aan jou heeft doorberekend (bijvoorbeeld over hun commissie).
- Het totale btw-bedrag dat je moet afdragen per land.
In deze rapportages zie je precies: Zorg dat je deze rapportages maandelijks downloadt en verwerkt.
Je boekt de btw die je moet afdragen als een schuld en de btw die je betaalt over je kosten als een vordering. Dit zorgt ervoor dat je geen onverwachte hoge btw-aanslagen krijgt en je altijd weet hoeveel geld je apart moet zetten voor de Belastingdienst. Vergeet niet dat je voor verkopen naar het Verenigd Koninkrijk na de Brexit weer met aparte regels te maken hebt.
Automatisering met externe tools
Handmatig al die Excel-lijken van Amazon overtypen in je boekhoudsoftware? Daar zit je niet op te wachten.
Zeker niet als je net een drukke maand hebt gehad met tientallen verkopen van onderdelen voor een Fiat 500 of een Tesla Model 3. Gelukkig zijn er tools die dit proces volledig automatiseren, ook als je bijvoorbeeld eBay verkopen en platform fees verwerkt. Deze apps koppelen je Amazon Seller Central-account direct met je Nederlandse boekhoudsoftware, zoals e-Boekhouden.nl, Exact Online of Moneybird.
- Een boeking voor je totale omzet.
- Een boeking voor de kosten (commissie, verzending).
- Een boeking voor de btw.
- Een boeking voor je netto-inkomsten op je bankrekening.
Een populaire tool die vaak wordt genoemd is Link My Books. Het koppelen van een dergelijke app duurt ongeveer 10 minuten.
Je geeft toegang tot je Amazon-account en je boekhoudsoftware. De tool haalt dan dagelijks of wekelijks al je verkoopdata op, splitst de bedragen netjes en maakt de juiste boekingen aan. Denk aan: wisselkoersverschillen automatisch wegboeken. Andere tools die deze koppelingen vaak goed ondersteunen zijn Staxxer of de integraties die sommige boekhoudpakketten zelf aanbieden. De investering van een paar tientjes per maand levert je een enorme tijdwinst op en voorkomt menselijke fouten.
Periodieke controle en reconciliatie
Ook met geautomatiseerde tools is het slim om periodiek te controleren. Reconciliatie is het woord.
Dit betekent niets anders dan dat je je boekingen afstemt met je bankafschriften. Aan het einde van de maand check je of het bedrag dat op je bankrekening is gestort door Amazon, overeenkomt met het bedrag dat je in je boekhouding als netto-inkomst hebt geboekt na alle kosten en btw. Je Amazon verkooprapporten zijn hierbij de bron van waarheid. Controleer:
- Stemt het totale verkoopbedrag in je rapportage overeen met je omzetboeking?
- Zijn alle advertentiekosten correct als kosten geboekt?
- Is het bedrag dat op je rekening is gestort gelijk aan het verschil tussen je Amazon EU Credit en de kosten die je daarvan hebt betaald?
Door deze check maandelijks uit te voeren, houd je je boekhouding spic en span.
Veelgestelde vragen over Amazon boekhouding
Je ontdekt direct als er iets misgaat, zoals een verkeerde kostenpost of een gemiste storting. Zo blijf je altijd de baas over je financiën. Hoe boek ik Amazon inkomsten in mijn boekhouding?
Je boekt de netto-opbrengst en splitst deze in omzet, btw en kosten op basis van de Amazon-rapportages. Verkoop je ook via andere kanalen? Leer hier hoe je Etsy shop inkomsten correct invoert in je boekhouding.
De netto-opbrengst die overblijft, boek je op je Amazon EU Credit-rekening of direct op je bankrekening. Hoe vaak betaalt Amazon uit?
Amazon verdeelt inkomsten doorgaans elke twee weken per verkoopplatform.
Houd er rekening mee dat er een reserveringsperiode kan zijn voordat het geld daadwerkelijk wordt overgemaakt.
Wat is een Amazon EU Credit?
Dit is een balanspost in je Seller Central waar je de inkomsten en uitgaven van Amazon op registreert voordat ze worden verrekend met je bank. Je kunt dit zien als je Amazon-bankrekening. Moet ik btw-aangifte doen voor Amazon verkopen?
Ja, afhankelijk van je verkooplocaties en de OSS-regeling moet je btw-aangifte doen in de relevante landen. Gebruik hiervoor de VAT Transaction Reports van Amazon.
Zijn er tools om Amazon boekhouding te automatiseren?
Ja, tools zoals Link My Books of Staxxer kunnen Amazon-transacties automatisch synchroniseren met je boekhoudpakket. Dit bespaart je enorm veel tijd en voorkomt fouten.
Praktische tips voor een soepele boekhouding
Om het jezelf makkelijk te maken, open een aparte zakelijke rekening voor je Amazon-inkomsten. Dit maakt het scheiden van je privé- en bedrijfsfinanciën een stuk eenvoudiger. Zorg er ook voor dat je je Amazon EU Credit actief beheert.
Gebruik het saldo om je advertentiekosten en abonnementskosten te betalen. Dit voorkomt dat je telkens kleine bedragen naar Amazon moet overmaken en houdt je cashflow stabiel.
Stel een maandelijkse routine op. De eerste week van de maand download je alle rapporten van de vorige maand, controleer je de boekingen en zorg je dat je btw-aangifte klopt. Door dit gestructureerd aan te pakken, houd je tijd over voor wat echt telt: het runnen van je bedrijf en het vinden van nieuwe, gave auto-onderdelen om te verkopen. Je boekhouding wordt dan geen last, maar een hulpmiddel.