Btw-tarieven voor digitale producten en downloads binnen de EU correct inboeken
Stel je voor: je hebt een geweldig ideetje. Een online cursus 'Race-technieken voor circuitdagen' of een setje schaalmodellen van iconische Duitse sportwagens die je als downloadbare 3D-printbestanden aanbiedt.
Je bent net begonnen met verkopen aan enthousiaste automobilisten in Spanje, Italië en Duitsland.
Je ziet de euro's binnenstromen. Lekker bezig! Maar dan komt er een lastige vraag op je af: hoe zit het met die BTW? Je kunt niet zomaar het Nederlandse tarief van 21% rekenen.
De regels zijn net anders dan bij een fysiek onderdeel, zoals een set nieuwe ruitenwissers of een oliepeilstok. Dit is het moment om je zaakjes op orde te krijgen, want de Belastingdienst is hier streng op. Je wilt geen boete riskeren voor een digitale producten-foutje.
De gouden regel: waar je klant zit, bepaalt het tarief
Als het om digitale producten gaat, vergeet alles wat je dacht te weten over je eigen BTW-tarief. De regel is super simpel: het tarief hangt af van het EU-land waar je klant woont. Punt uit. Dus als je een schuurdeur-simulator verkoopt aan een liefhebber in Frankrijk, dan reken je het Franse BTW-tarief.
Verkoop je een e-book over de geschiedenis van de Volkswagen Kever aan iemand in België?
Dan is het het Belgische tarief. Dit heet de 'locatie van de afnemer' en dat is het allerbelangrijkste principe.
Het maakt voor het tarief niet uit waar jouw bedrijf staat geregistreerd. Je moet dus voor elke verkoop weten: waar bevindt mijn klant zich op het moment van aankoop? Waarom is dit zo?
De EU wil dat elk land zijn eigen BTW heft over diensten die hun eigen inwoners afnemen.
Zo betaalt iedereen BTW in het land waar hij of zij woont en consumeert. Voor jou als verkoper betekent dit dat je met verschillende BTW-tarieven moet werken. In Duitsland is dat 19%, in Frankrijk 20%, en in Ierland 23%. Je moet dit dus goed bijhouden voor elke transactie.
Zonder de juiste locatiegegevens zit je namelijk direct fout. En dat wil je niet. Je wilt je kunnen concentreren op het maken van gave digitale auto-content, niet op een berg administratieve rompslomp.
Bewijslast: dek je in met twee bronnen
Stel je voor dat de Belastingdienst langskomt voor een controle. Zij willen zien dat je de juiste BTW hebt geheven.
Het is dan niet genoeg om te zeggen: "Ik dacht dat hij uit Duitsland kwam." Nee, je moet het bewijzen.
De regel is dat je twee onafhankelijke, niet-conflicterende stukken bewijsmateriaal moet hebben die de locatie van je klant bevestigen. Denk hierbij aan een feitelijk adres en een digitaal spoor. Een klassieke combinatie is het factuuradres en het IP-adres.
Als je klant bij het afrekenen aangeeft in Berlijn te wonen (adres 1), en het IP-adres waarmee hij de bestelling plaatst komt ook uit Duitsland (adres 2), dan heb je een sterk verhaal. Een andere optie is het bankrekeningnummer en het IP-adres.
Of het bezorgadres voor een eventuele factuur en het IP-adres. Het is cruciaal dat deze twee gegevensmatchen. Als het factuuradres in Spanje staat en het IP-adres uit Nederland komt, heb je een conflict. Je moet dan navraag doen of een andere bewijsstuk verzamelen.
Dit klinkt misschien streng, maar het is je enige bescherming. Zorg dat je systeem deze twee gegevens automatisch opslaat bij elke aankoop.
Je administratie moet waterdicht zijn.
Je boekhouding op orde: de juiste code en de juiste regeling
Hoe boek je dit nu in? Ten eerste, zorg dat je in je boekhoudprogramma duidelijk onderscheid maakt tussen fysieke producten (zoals een wieldop of een autoradio) en digitale diensten (zoals een online cursus of een softwarepatroon).
Voor die digitale diensten moet je een aparte 'omzetbelasting' of 'BTW-verlegd'-rekening gebruiken. Je moet per land bijhouden hoeveel je hebt verkocht en welk BTW-tarief daarbij hoort. Stel je verkoopt voor €1000 aan downloads in Duitsland en €500 in Italië, dan moet je dat uit elkaar trekken. Het ingewikkeldste deel is de aangifte zelf.
Je kunt namelijk niet voor elk land apart BTW aangifte doen. Dat zou onwerkbaar zijn.
Hier komt de 'Non-Union OSS' (One Stop Shop) regeling om de hoek kijken.
Dit is een speciale regeling voor ondernemers van buiten de EU (maar ook voor binnen de EU in sommige gevallen) die digitale diensten verkopen aan consumenten in de EU. Via één loket (de OSS-portal) geef je al je BTW over digitale verkopen in de hele EU in één keer aan. Je berekent de BTW per land, maar je betaalt het in één bedrag aan het land waar je bent geregistreerd (bijvoorbeeld Nederland), en die zorgt ervoor dat het geld naar de juiste EU-landen gaat.
Dit bespaart je een enorme berg administratieve rompslomp. Wil je de OSS-regeling foutloos automatiseren in je webshop boekhouding? Let op: de populaire IOSS-regeling (Import One Stop Shop) is voor fysieke goederen onder de €150, niet voor digitale producten. Die kun je dus niet gebruiken voor je downloads.
Veelgestelde vragen van autoliefhebbers
Het is logisch dat je nu een paar vragen hebt. Laten we de meest voorkomende even doornemen, zodat je weer verder kunt.
Welk btw-tarief geldt voor digitale producten in de EU?
Zoals gezegd: het tarief van het EU-land waar je klant woont. Dus voor een klant in Nederland is het 21%, voor een klant in Duitsland 19%, en in Zweden 25%. Hoe bepaal ik de locatie van mijn klant?
Je moet minimaal twee stukken bewijs verzamelen. De makkelijkste zijn het factuuradres (of een ander adres dat de klant opgeeft) en het IP-adres van het apparaat waarmee de aankoop is gedaan.
Zorg dat je dit automatisch opslaat. Mag ik de IOSS-regeling gebruiken voor digitale producten?
Nee.
IOSS is specifiek voor de verkoop van fysieke goederen die vanuit een niet-EU land naar een EU-consument worden gestuurd en een waarde hebben van maximaal €150.
Digitale diensten en downloads vallen hier niet onder. Voor digitale diensten moet je de normale OSS-regeling gebruiken. Hoe lang moet ik de locatiegegevens bewaren?
De Belastingdienst eist dat je alle gegevens voor de BTW-aangifte 10 jaar lang bewaart.
Denk aan facturen, betalingsbewijzen en de locatiebewijzen van je klanten. Zorg dat je digitale archief op orde is.
Wat is de Non-Union OSS precies?
Dit is de regeling die jij als verkoper van digitale producten vanuit Nederland (of een ander EU-land) kunt gebruiken om BTW af te dragen over verkopen aan particulieren in andere EU-landen. Je doet één aangifte en één betaling, en de belastingdienst regelt de verdeling. Dit scheelt je tijd en geld.
Praktische tips om je zaak te regelen
Oké, je hebt de theorie nu helder. Tijd voor actie. Je wilt dit goed regelen zonder er te veel tijd aan kwijt te zijn.
Begin met je webshop of betaalsysteem. Kijk of je hierin kunt instellen dat de BTW automatisch wordt berekend op basis van het land van de klant, en je drempelbedragen voor afstandsverkopen scherp monitort.
Veel moderne systemen (zoals Stripe, Shopify of WooCommerce) kunnen dit. Ze vragen de klant om het land en passen het tarief automatisch aan. Zorg daarnaast dat je een boekhoudprogramma kiest dat met projecten of 'tags' werkt.
Zo kun je per land bijhouden wat je hebt verkocht. Bijvoorbeeld: 'Verkopen Duitsland', 'Verkopen Frankrijk'. Dit maakt het verzamelen van de data voor je OSS-aangifte veel makkelijker. Je kunt dan aan het einde van het kwartaal simpelweg de totalen per land uit je boekhouding halen.
Als je twijfelt of je het zelf kunt opzetten, schakel dan een boekhouder in die bekend is met internationale e-commerce.
Een uurtje uitleg kan je een hoop stress en fouten schelen. De investering (vaak tussen de €75 en €120 per uur) verdien je snel terug door boetes te voorkomen.
Bovendien geeft het je de rust om je te focussen op wat echt belangrijk is: het bouwen van je bedrijf en het maken van gave dingen voor autoliefhebbers. Zorg dat je regelingen zoals de OSS op tijd aanvraagt bij de Belastingdienst, anders mag je het niet gebruiken. Kortom: regel het meteen goed, en je kunt met een gerust hart digitaal verkopen.