Betaalde btw terugvragen over oninbare webshop facturen in je administratie
Stel je voor: je hebt een webshop voor auto-onderdelen. Je levert een set performance remmen, factuur van €1.200, inclusief €228 btw.
De klant betaalt niet. Na maanden mailen en bellen geef je het op.
Dat is zuur, maar je kunt de betaalde btw terugkrijgen. Dat heet btw-teruggaaf over een oninbare factuur. In dit stuk leg ik je precies uit hoe dat werkt, wat de Belastingdienst wil zien en hoe je het slim aanpakt voor je auto-webshop.
Wanneer is een factuur oninbaar?
Een factuur is oninbaar als je klant na een jaar na de vervaldatum nog steeds niet heeft betaald.
Die termijn van 1 jaar is vrij strak, maar wel helder. Je kunt de btw pas terugvragen zodra die termijn is verstreken. Let op: de bewijslast ligt bij jou als ondernemer. Dat betekent dat jij moet kunnen aantonen dat je alles hebt gedaan om de factuur te innen.
Zonder bewijs kan de Belastingdienst je verzoek afwijzen. Voorbeeld: je levert een turbo voor €2.500 (€475 btw).
Vervaldatum was 1 januari 2024. Op 2 januari 2025 mag je de btw terugvragen, mits je je administratie op orde hebt.
Het proces van btw-correctie in je administratie
Stap 1: maak een creditnota. Een creditnota is niet verplicht voor de btw-teruggaaf, maar het maakt je administratie sluitend en voorkomt discussies.
Zet duidelijk “creditnota oninbare factuur” op de naam en vermeld het originele factuurnummer. Stap 2: boek de correctie.
Verlaag je btw-aangifte met het btw-bedrag van de oninbare factuur. In de meeste boekhoudpakketten voer je dit als een correctie op de btw-correcties of als een negatieve boeking bij de voorbelasting. Check je software of vraag je boekhouder. Stap 3: bewaar alles.
Bewaar de creditnota, de factuur, e-mails, betaalherinneringen en eventuele incassobrieven. Zonder deze stukken kan de Belastingdienst je teruggaaf weigeren.
Plan een jaarlijkse check in om openstaande posten te controleren.
Documentatievereisten voor de Belastingdienst
De Belastingdienst wil bewijs. Je moet kunnen laten zien dat je de factuur hebt gestuurd, herinnerd en geïncasseerd. Denk aan:
- De originele factuur en creditnota.
- Correspondentie met de klant (e-mails, berichten).
- Betaalherinneringen en aanmaningen.
- Incassobrieven of een incassotraject.
- Bij faillissement: een verklaring van de curator of het faillissementsuitspraak.
Een praktische tip: maak een aparte map per klant met daarin alle stukken rond een oninbare factuur. Zo kun je snel en volledig reageren als de Belastingdienst om bewijs vraagt.
Btw terugvragen bij faillissement van de klant
Bij een faillissement mag je de btw direct terugvragen. Je hoeft niet te wachten tot het jaar na de vervaldatum.
Dat scheelt tijd en cashflow. De rol van de curator is belangrijk.
De curator bevestigt meestal dat de vordering oninbaar is. Zorg dat je een schriftelijke verklaring van de curator krijgt, bijvoorbeeld een e-mail of een officiële brief. Die verklaring is je bewijs voor de Belastingdienst.
Voorbeeld: je levert een set winterbanden en velgen voor €3.000 (€570 btw). De klant gaat failliet.
Zodra je de curatorverklaring hebt, vraag je de €570 btw direct terug. Handig voor je liquiditeit.
Automatisering van oninbare vorderingen
Wil je niet elk jaar zelf zitten zoeken? Automatiseer je proces. Koppel je boekhoudsoftware aan een incassosysteem, zodat openstaande facturen automatisch worden opgepakt.
Veel pakketten bieden een signaalfunctie: als een factuur 11 maanden openstaat, krijg je een alert. Stel een standaard workflow in: Populaire boekhoudpakketten voor webshops (zoals Moneybird, Exact Online, e-Boekhouden) bieden deze functionaliteiten, waarmee je ook eenvoudig je btw-suppletie tijdig kunt indienen.
- Factuur versturen en automatische betalingsherinnering na 14 dagen.
- Herinnering na 30 dagen, eventueel met incassostart.
- Signaal op 11 maanden: controleer of je de btw kunt terugvragen.
- Op 12 maanden: boek de correctie en vraag de btw terug.
Prijzen variëren: vanaf €10-€25 per maand voor basis, plus incassokosten per dossier (vaak €25-€150 afhankelijk van het traject). Check welke koppelingen beschikbaar zijn voor je auto-webshop.
Veelgestelde vragen
Wanneer mag ik btw terugvragen over een onbetaalde factuur?
Je mag de btw terugvragen als de factuur 1 jaar na de vervaldatum nog niet is betaald.
Moet ik een creditnota sturen bij een oninbare factuur?
Zorg dat je de bewijslast rond hebt. Nee, een creditnota is niet verplicht voor de btw-teruggaaf.
Kan ik btw terugvragen bij een faillissement?
Maar het is wel aan te raden voor een sluitende administratie en om discussies te voorkomen. Ja, bij een faillissement van de klant kun je de btw direct terugvragen. Vraag een verklaring van de curator om als bewijs te gebruiken. De teruggaaf verwerk je als een negatief bedrag in de rubriek ‘Voorbelasting’ of ‘Btw verlegd’ in je btw-aangifte.
Hoe verwerk ik de btw-teruggaaf in mijn aangifte?
Check je boekhoudsoftware voor de juiste boeking, net zoals je doet bij het btw terugboeken van retourzendingen. Als de klant alsnog betaalt, moet je de eerder teruggevraagde btw weer afdragen aan de Belastingdienst.
Wat als de klant alsnog betaalt na de teruggaaf?
Zet een correctie in je volgende aangifte en bewaar de stukken.
Praktische tips voor je auto-webshop
Plan een maandelijkse check in van openstaande facturen. Zet een reminder op 11 maanden na vervaldatum, zodat je op tijd actie onderneemt.
Houd je bewijslast strak bij. Maak een sjabloon voor e-mails en herinneringen, zodat je altijd volledig en consistent communiceert.
Gebruik een aparte grootrekening voor oninbare vorderingen. Zo houd je overzicht en voorkom je dat de teruggaaf per ongeluk dubbel wordt geboekt. Overweeg een incassopartner voor grotere vorderingen.
Voor een factuur van €2.500 of meer loont het vaak om een professioneel traject te starten, met kosten rond €100-€200 en een hogere slagingskans. Check je software. Koppel je webshop, boekhouding en incasso zodat je geen openstaande posten mist. Zo kun je ook eenvoudig btw verleggen bij zakelijke B2B bestellingen, wat tijd bespaart en fouten voorkomt.
Als je twijfelt over een specifieke situatie, bel dan even met je boekhouder.
Een kort consult (vaak €50-€150) kan je veel tijd en geld besparen.