Dext (Receipt Bank) gebruiken voor een volledig papierloze e-commerce administratie
Stel je voor: je bent net een webshop begonnen in auto-onderdelen of accessoires. Je verkoopt velgen, olie, dashcams, noem maar op. Elke dag komen er bonnetjes, facturen van leveranciers en verzendkosten binnen.
Het stapelt zich op, en voordat je het weet, zit je tot je nek in het papierwerk.
Dat is precies waar Dext (voorheen Receipt Bank) verandering in brengt. Deze tool helpt je om je hele e-commerce administratie papierloos en geautomatiseerd te maken.
Geen gedoe meer met mappen vol bonnetjes, maar alles netjes digitaal en up-to-date. Laten we eens kijken hoe dit werkt voor jouw autobedrijf.
Dext (Receipt Bank) voor e-commerce administratie
Dext is een tool die bonnetjes en facturen scant en de gegevens automatisch uitleest.
Je scant een bonnetje met je telefoon, en Dext haalt er de datum, het bedrag, de BTW en de leverancier uit. Dit werkt vooral goed voor e-commerce, omdat je vaak te maken hebt met veel verschillende leveranciers en snelle transacties. Voor een autobedrijf betekent dit dat je inkoopfacturen van onderdelen, maar ook bonnen van tankstations of verzendkosten direct verwerkt. De koppeling met webshop platforms is hier een groot voordeel.
Dext werkt naadloos samen met populaire systemen die je waarschijnlijk al gebruikt. Zo hoef je niet handmatig gegevens over te typen, wat fouten voorkomt en tijd bespaart.
De nauwkeurigheid van Dext is indrukwekkend: ze claimen 99,9% precisie bij het extraheren van data uit facturen en bonnetjes.
Dat betekent dat je bijna nooit meer hoeft te controleren of iets klopt. Voor een auto-gerelateerde webshop is dit essentieel. Denk aan bonnen van bandenleveranciers, facturen van poetsmiddelen of verzendlabels voor onderdelen.
Alles wordt automatisch herkend en op de juiste plek in je boekhouding gezet. Zo houd je overzicht en voorkom je dat je belangrijke kosten mist.
Hoe Dext je administratie automatiseert
Het begint met uploaden via de mobiele app. Je maakt een foto van een bonnetje en Dext doet de rest.
Geen gedoe met scanners of papier dat zoekraakt. Voor autobedrijven is dit handig als je onderweg bent: bijvoorbeeld na een bezoek aan een leverancier of een tankstop voor de bedrijfsauto. Daarnaast categoriseert Dext automatisch.
Je stelt regels in, zoals “alle bonnen van Autodoc gaan naar inkoop” of “tankbonnen naar transportkosten”.
Dit scheelt een hoop handmatig werk. Sommige gebruikers besparen hiermee wel 135 uur per maand. Stel je voor wat je met die tijd kunt doen: meer focussen op klanten of nieuwe producten toevoegen aan je shop. De automatisering gaat verder dan alleen slimme AI-bonnen scanners inzetten voor je zakelijke onkosten.
Dext kan ook herhalende facturen verwerken, zoals maandelijkse kosten voor je webshop-hosting of abonnementen op software. Zo blijft je administratie altijd bij, zonder dat je er elke dag mee bezig hoeft te zijn.
Integraties met e-commerce tools
Dext integreert met veel e-commerce platforms die relevant zijn voor auto-gerelateerde webshops.
Denk aan Shopify, Amazon, Etsy en WooCommerce. Als je bijvoorbeeld velgen verkoopt via Shopify, worden de transacties en kosten automatisch meegenomen in je boekhouding. Dit zorgt voor een naadloze overgang van verkoop naar financiële administratie. Ook kun je de Klippa bonnetjes-app naadloos koppelen aan je webshop boekhoudsoftware voor een nog efficiëntere workflow.
Dext werkt met meer dan 11.500 banken en instellingen wereldwijd. In Nederland betekent dit dat je kunt koppelen met systemen zoals Exact Online, QuickBooks of Moneybird.
Voor een autobedrijf is dit handig omdat je zo inkoop, verkoop en voorraad op één plek kunt beheren.
Stel je verkoopt ook accessoires via Amazon. Dext haalt de facturen en verzendkosten op en zet ze rechtstreeks in je boekhoudprogramma. Zo weet je precies wat je marge is per product, zonder dat je uren hoeft te zoeken naar bonnetjes. Dit helpt je om slimmere beslissingen te maken, zoals welke onderdelen je beter kunt inkopen.
Veelgestelde vragen over Dext
Wat is de nauwkeurigheid van Dext bij het scannen van facturen?
Dext claimt een nauwkeurigheid van 99,9% bij het extraheren van data uit facturen en bonnetjes. Dit betekent dat de tool zelden fouten maakt, zoals verkeerde bedragen of datums.
Met welke e-commerce platforms werkt Dext samen?
Voor een autobedrijf is dit belangrijk, want een verkeerde factuur kan leiden tot problemen met leveranciers of de belastingdienst.
Hoe lang worden mijn gegevens bewaard in Dext?
Dext integreert met grote platforms zoals Shopify, Amazon, Etsy en WooCommerce. Als je een auto-onderdelen shop runt op Shopify, worden alle transacties automatisch verwerkt. Dit bespaart tijd en voorkomt fouten bij het bijhouden van je voorraad en verkopen.
Kan ik Dext gebruiken voor mijn medewerkers?
Dext slaat je data veilig op met bank-level encryptie voor een periode van 7 jaar. Dit voldoet aan de wettelijke eisen voor boekhouding in Nederland. Voor een autobedrijf betekent dit dat je facturen en bonnetjes altijd terugvindt, bijvoorbeeld voor een audit of belastingcontrole. Ja, Dext ondersteunt meerdere teamleden met instelbare toegangsrechten voor het uploaden en beheren van documenten.
Bijvoorbeeld, je kunt een monteur toegang geven om bonnetjes van onderdelen te uploaden, maar niet de volledige administratie inzien.
Is er een gratis proefperiode voor Dext?
Dit is handig voor grotere autobedrijven met meerdere mensen. Ja, Dext biedt een gratis proefperiode van 14 dagen aan.
Zo kun je het zelf uitproberen zonder meteen te betalen. Voor een startende webshop in auto-accessoires is dit ideaal om te zien hoe het werkt.
Praktische tips voor een papierloze administratie
Begin klein: scan eerst een paar bonnen per dag en kijk hoe Dext ze verwerkt.
Voor een autobedrijf betekent dit dat je kunt starten met inkoopfacturen van onderdelen. Zo went het snel en zie je direct de voordelen. Stel regels in voor categorisatie.
Bijvoorbeeld, alle bonnen van bandenleveranciers gaan naar “inkoop”, en tankbonnen naar “transport”. Dit helpt je om overzicht te houden en sneller te zien waar je kosten zitten.
Gebruik de mobiele app onderweg. Als je bij een leverancier bent of een testrit maakt, kun je pinbonnen en verzendmaterialen direct scannen.
Zo voorkom je dat je het vergeet en blijft je administratie up-to-date. Combineer Dext met je boekhoudsoftware. Koppel het aan Exact Online of Moneybird voor een naadloze werking. Voor een auto-gerelateerde webshop betekent dit dat je inkoop, verkoop en voorraad op één plek beheert.
Probeer de gratis proefperiode uit. Met 14 dagen kun je genoeg testen of Dext past bij je bedrijf. Voor een startende ondernemer in auto-onderdelen is dit een risicovrije manier om te zien hoeveel tijd je bespaart.