Exact Online instellen voor een groeiende webshop met eigen voorraad
Je webshop groeit, de bestellingen stromen binnen, maar je voorraad loopt uit de hand. Je verkoopt auto-onderdelen, van remblokken tot complete uitlaatsystemen, en je wilt niet langer met spreadsheets rommelen.
Exact Online is dan je redder in nood. Het is een krachtig boekhoudplatform dat je voorraadbeheer naadloos integreert met je financiën. In deze gids leg ik je uit hoe je het optimaal inricht voor een groeiende webshop met eigen voorraad, specifiek voor auto-onderdelen. We gaan direct aan de slag, zonder omwegen.
Exact Online voorraadbeheer inrichten
Stap één is je basis op orde. Je moet je magazijnlocaties helder definiëren.
Denk aan een schap voor banden, een bak voor oliefilters en een stelling voor uitlaten. In Exact Online kun je per onderdeel een eigen locatie toewijzen. Dit voorkomt dat je uren zoekt naar die ene remklauw.
Je stelt dit in via het menu ‘Voorraadbeheer’ en kiest ‘Locatiebeheer’. Geef elke locatie een logische naam, zoals ‘Banden A1’ of ‘Filters Bak 3’.
Daarna kies je een voorraadwaarderingsmethode. Voor auto-onderdelen is FIFO (First-In, First-Out) ideaal. Waarom?
“FIFO zorgt dat je geen oude banden op de plank laat liggen. Je verkoopt wat eerst binnenkwam, simpel en effectief.”
Omdat onderdelen zoals accu’s of banden verouderen. Met FIFO verkoop je eerst de oudste voorraad, wat verlies door houdbaarheid voorkomt. Exact Online ondersteunt deze methode standaard. Je activeert het via ‘Instellingen’ > ‘Voorraadwaardering’.
Kies voor ‘FIFO’ en sla op. Nu worden je inkoopprijzen automatisch op de juiste volgorde toegekend.
Een concrete tip: start met een fysieke telling voordat je digitale voorraad invoert. Tel je banden, filters en uitlaten, en voer de aantallen in Exact in. Dit voorkomt mismatch tussen je webshop en magazijn. Voor een webshop met 500 unieke auto-onderdelen ben je ongeveer 2 uur kwijt aan deze basisinrichting.
Koppeling met je webshop
Nu je voorraad stabiel staat, is de koppeling met je webshop cruciaal. Je wilt niet handmatig voorraadstanden bijwerken na elke verkoop.
Exact Online biedt een API-koppeling die real-time synchronisatie mogelijk maakt. Je webshopplatform, zoals Shopify of WooCommerce, stuurt verkoopdata naar Exact, en Exact past de voorraad automatisch aan. Dit gebeurt via een API-token dat je in je webshopdashboard genereert en in Exact invoert onder ‘Koppelingen’.
Orderverwerking verloopt ook via Exact. Zodra een klant een remmenset bestelt, verschijnt de order in Exact.
Je kunt de order rechtstreeks vanuit Exact afdrukken of verzenden naar je magazijnmedewerker. Dit bespaart tijd en verkleint fouten. Voor een webshop met 50 bestellingen per dag reduceer je de verwerkingstijd met zo’n 30 procent. Een valkuil: test de koppeling eerst met een paar testorders.
Voer een bestelling in voor een accu en check of de voorraad in Exact daalt. Als het niet loopt, controleer dan de API-sleutel en de sync-interval. Stel deze in op 5 minuten voor een goede balans tussen snelheid en systeemlast.
Inkoop en leveranciersbeheer
Je groeiende webshop vraagt om slim inkopen. Kies een flexibel boekhoudprogramma dat meegroeit met je e-commerce omzet. Exact Online biedt daarnaast automatische inkoopadviezen op basis van je verkoopdata.
Stel, je verkoopt maandelijks 100 oliefilters van merk X. Exact berekent dat je er 120 nodig hebt voor de komende maand en stelt een inkooporder voor.
Dit activeer je via ‘Inkoop’ > ‘Adviesmodule’. Je voegt je leveranciers toe, zoals auto-onderdelen groothandel AutoPart of Bosch, en koppelt hun prijslijsten. Leverancierskortingen verwerk je eenvoudig.
Voer de kortingspercentages in per leverancier, bijvoorbeeld 5% bij bestellingen boven €500. Exact past dit automatisch toe op inkooporders.
Voor een webshop met €10.000 maandomzet bespaar je zo €500 per maand aan kortingen. Je ziet dit terug in de inkoopanalyse, waar je de totale besparing per leverancier checkt. Praktisch tip: stel minimale voorraadniveaus in per onderdeel. Voor banden zet je de grens op 20 stuks, voor filters op 50.
Als de voorraad daalt, stuurt Exact een alert. Dit voorkomt uitverkoop tijdens piekperiodes, zoals de winterbandenwissel.
Rapportage en voorraadoptimalisatie
Rapportages zijn je kompas voor groei. Exact Online biedt tools om je omloopsnelheid te analyseren.
Dit is hoe snel je voorraad wordt verkocht. Voor auto-onderdelen wil je een hoge omloopsnelheid voor snelle verkopers zoals remblokken (doel: 12x per jaar) en een lagere voor langzamere items zoals uitlaten (doel: 4x per jaar). Ga naar ‘Rapportages’ > ‘Voorraadanalyse’ en filter op onderdeeltype.
Dode voorraad identificeren is essentieel. Exact toont items die langer dan 6 maanden onverkocht zijn.
Bijvoorbeeld een set verouderde bougies die je 8 maanden geleden inkocht. Verkoop ze met korting of schrijf ze af. Voor een webshop met 1.000 artikelen kan dit €2.000 aan vastzittend kapitaal vrijmaken.
Een concrete stap: maak een maandelijkse voorraadoptimalisatieroutine. Check de rapportages, pas inkoopadviezen aan en ruim dode voorraad op. Dit houdt je magazijn lean en je cashflow gezond.
Schaalbaarheid bij groei
Als je webshop groeit naar 200 bestellingen per dag, moet Exact meekunnen. Wil je meerdere webshops overzichtelijk beheren? Dat kan in de uitgebreide pakketten, zoals ‘Handel’ of ‘Productie’.
Stel je opent een tweede magazijn voor banden in het noorden. Voeg deze toe via ‘Instellingen’ > ‘Magazijnen’ en koppel locaties. Zo houd je overzicht over je totale voorraad.
Batch- en serienummerregistratie is cruciaal voor auto-onderdelen. Voor remmen of airbags moet je traceerbaarheid bieden.
Veelgestelde vragen
Voer batchnummers in bij inkoop, bijvoorbeeld ‘Batch A123 voor remklauwen’. Bij verkoop koppelt Exact dit automatisch aan de order. Dit voldoet aan wettelijke eisen en verhoogt klantvertrouwen.
Prijsindicatie: het basispakket ‘Starter’ kost €50 per maand, maar voor voorraadbeheer met meerdere magazijnen en batchregistratie heb je ‘Handel’ nodig, vanaf €100 per maand. Voor een groeiende webshop is deze investering snel terugverdiend door efficiëntere operaties.
Is Exact Online geschikt voor voorraadbeheer?
Ja, Exact Online biedt uitgebreide modules voor voorraadbeheer, inclusief batch- en serienummerregistratie. Ideaal voor auto-onderdelen.
Hoe synchroniseer ik voorraad met Exact Online?
Dit gebeurt via een API-koppeling die de voorraadstanden in je webshop bijwerkt op basis van Exact. SnelStart koppelen aan je e-commerce platform zorgt voor een snelle, foutloze verwerking van je onderdelenverkoop. Test eerst met enkele orders. Ondersteunt Exact Online FIFO-waardering?
Ja, Exact Online ondersteunt standaard de FIFO-methode voor voorraadwaardering. Activeer het in de instellingen.
Kan ik meerdere magazijnen beheren in Exact?
Ja, in de uitgebreidere pakketten van Exact Online is beheer van meerdere magazijnlocaties mogelijk, zoals ‘Handel’. Wat zijn de kosten voor voorraadbeheer in Exact?
Voorraadbeheer is meestal onderdeel van de ‘Handel’ of ‘Productie’ pakketten, vanaf circa €100 per maand.