Inkoopfracturen van Chinese leveranciers (AliExpress/Alibaba) correct en legaal inboeken
Waarom AliExpress facturen boeken zo’n uitdaging is
Je hebt net een nieuwe set wieldoppen of een dashboardcamera voor je auto besteld op AliExpress. Het product arriveert, maar de factuur?
Die zoek je tevergeefs in je mailbox. Herkenbaar? Je bent niet de enige. AliExpress is een gigantische marktplaats, geen traditionele webshop.
Dat betekent dat elke verkoper er zijn eigen facturen beheert. Je krijgt dus niet één factuur van AliExpress, maar soms wel tien verschillende van tien verschillende verkopers. En die facturen?
Die zijn niet allemaal even compleet. Soms ontbreekt de BTW-specificatie, soms staan er alleen Chinese tekens op, en soms moet je er zelfs achteraan bellen. Waarom is dit zo belangrijk voor je boekhouding? Omdat je alleen met een correcte factuur de BTW kunt terugvragen en je inkoopkosten kunt verantwoorden.
Zonder factuur loop je geld mis en loop je risico bij een controle door de Belastingdienst. En als je auto-onderdelen inkoopt voor je bedrijf, wil je natuurlijk wel je marge optimaal houden. Laten we dus maar meteen met de deur in huis vallen: zonder een goede factuuradministratie loop je geld en tijd mis.
Hoe je AliExpress facturen correct inboekt
Stap één: vraag altijd een officiële factuur op bij de verkoper. Doe dit direct na je bestelling, via de AliExpress berichtenservice.
Vraag om een factuur in het Engels, met een duidelijke BTW-specificatie. Veel verkopers reageren snel, maar sommige negeren je verzoek.
Geen paniek: je besteloverzicht op AliExpress telt als bewijs, maar het is geen officiële factuur. Gebruik het alleen als noodoplossing. Let op de BTW-regels sinds 1 juli 2021. AliExpress heeft nu een Nederlands BTW-nummer voor bepaalde verkopen.
Dat betekent dat je soms al BTW betaalt bij je aankoop. Controleer of de factuur deze BTW vermeldt.
Als dat zo is, hoef je niets extra’s te doen. Als de BTW ontbreekt, moet je zelf de import-BTW aangeven bij de Belastingdienst. Dat doe je via je aangifte.
Vergeet niet de invoerrechten en inklaringskosten. Bij auto-onderdelen boven de €150,- betaal je invoerrechten en douanekosten in je boekhouding.
Deze kosten moet je ook verantwoorden in je boekhouding. Vraag de verkoper om een pro-forma factuur voor de inklaring, zodat je precies weet wat je moet betalen.
- Vraag altijd een factuur op via de AliExpress berichtenservice.
- Check of de factuur BTW vermeldt en of deze klopt met de Nederlandse regels.
- Voeg inklaringskosten en invoerrechten toe aan je inkoopprijs.
Alternatieven voor factuurbeheer
Wil je tijd besparen? Gebruik dan een Chrome-extensie zoals AliExpress Invoice Helper.
Die extensie helpt je om facturen automatisch op te halen en op te slaan. Handig, want je hoeft niet elke keer handmatig te zoeken. Let wel: extensies zijn geen vervanging voor officiële facturen.
Gebruik ze als hulpmiddel, niet als bewijs. Een andere optie is je besteloverzicht als bewijs gebruiken.
Dit is niet ideaal, maar soms noodzakelijk. Zorg dat je het overzicht bewaart met alle details: productnaam, prijs, datum en verkoper. Print het uit of sla het op als PDF. Zo hou je overzicht en ben je voorbereid op vragen van de Belastingdienst.
Automatisering is key. Maak een aparte map in je e-mail voor AliExpress-facturen.
Gebruik een boekhoudprogramma zoals e-Boekhouden.nl of Exact Online dat facturen automatisch herkent en verwerkt. Dit scheelt uren werk per maand en voorkomt fouten.
Veelgestelde vragen over AliExpress facturen
Hoe boek ik een AliExpress factuur in?
Probeer altijd een officiële BTW-factuur op te vragen bij de verkoper. Lukt dit niet, gebruik dan je besteloverzicht als bewijs. Zorg dat je alle details vastlegt.
Waarom geeft AliExpress geen facturen meer?
AliExpress is een marktplaats. De verantwoordelijkheid voor facturatie ligt bij de individuele verkoper. AliExpress zelf stuurt geen facturen voor losse bestellingen.
Kan ik BTW terugvragen op AliExpress inkopen?
Alleen als je beschikt over een geldige factuur met BTW-specificatie. Zonder factuur kun je de BTW niet terugvragen in je aangifte.
Wat als ik geen factuur krijg?
Dan kun je de BTW helaas niet terugvragen. Je kunt wel de inkoopkosten verantwoorden, maar je mist een fiscaal voordeel.
Moet ik invoerrechten betalen bij AliExpress?
Ja, bij import van buiten de EU kunnen invoerrechten en inklaringskosten van toepassing zijn. Bij auto-onderdelen boven de €150,- betaal je invoerrechten.
Praktische tips voor je auto-inkoop
Stel je koopt een set wieldoppen voor €25,- per stuk. Vraag de verkoper om een factuur met BTW.
Als de BTW ontbreekt, bereken je de btw over importgoederen en tel je dit toe aan je inkoopprijs. Zo hou je je marge in de gaten. Als je een dashboardcamera koopt voor €80,-, controleer of de factuur klopt. Betaal je invoerrechten? Voeg die dan toe aan je inkoopprijs.
Zo blijft je winstmarge reëel. Maak een checklist voor elke bestelling: vraag factuur, controleer BTW, verwerk je transportkosten correct en bewaar alle documenten.
Zo bouw je een sterke administratie op en voorkom je stress bij de belastingaangifte.
En tot slot: blijf proactief. Vraag facturen direct op, bewaar ze veilig, en gebruik tools om je boekhouding te automatiseren. Zo hou je tijd over voor je bedrijf en je auto’s.