Internet- en telefoonkosten eerlijk splitsen (privé/zakelijk) in je e-commerce administratie
De kosten eerlijk verdelen: zakelijk versus privé
Het principe is eigenlijk heel simpel: je mag alleen de kosten aftrekken die je maakt voor je bedrijf.
Dus, als je internet en telefoon deels zakelijk gebruikt, mag je dat deel ook zakelijk aftrekken. De Belastingdienst wil weten hoe je dat verdeelt. Je kunt niet zomaar roepen “ik gebruik het voor 80% zakelijk”.
Je moet een redelijke schatting maken die je kunt verantwoorden. Een veelgebruikte en geaccepteerde methode is het verdelen op basis van tijd.
Kijk bijvoorbeeld hoeveel uur per week je zakelijk online bent en hoeveel uur privé.
Stel dat je in totaal 40 uur per week internet gebruikt en daarvan 30 uur voor je webshop gebruikt, dan is je zakelijke deel 75%. Deze verdeling pas je dan consequent toe in je administratie. Wees wel realistisch. Als je ’s avonds ook nog een paar uur aan het werk bent, tel dat dan zeker mee. Het gaat erom dat je een sluitende redenering hebt die je later kunt uitleggen.
Je administratie op orde: facturen en btw
Zorg dat je facturen altijd goed gespecificeerd zijn. Als je een internetabonnement op je privénaam hebt staan, is dat prima. Je kunt de factuur gebruiken om het zakelijke deel te berekenen.
In je boekhouding geef je de totale factuur op, en vervolgens deel je deze op.
Je trekt het zakelijke percentage af als bedrijfskosten. En dan de btw.
Als je een zakelijk deel van je telefoonkosten aftrekt, mag je ook het bijbehorende deel van de btw terugvragen. Dit doe je in je btw-aangifte. Als je internetfactuur €50 exclusief btw is en je zakelijke deel is 75%, dan mag je over €37,50 btw terugvragen.
Vergeet dit niet, want het zijn vaak kleine bedragen die je maandelijks of per kwartaal terugkrijgt, en dat telt flink op.
Zorg dat je dit netjes bijhoudt, bijvoorbeeld door een vast percentage te koppelen aan je boekhoudsoftware.
De aanschaf van hardware: telefoon en laptop
Als je een nieuwe telefoon of laptop koopt voor je webshop, is dat een investering. Net als wanneer je de werkruimte thuis wilt aftrekken van de belasting, heeft de Belastingdienst hier een duidelijke grens getrokken: €450,- exclusief btw.
Kost je nieuwe toestel meer dan dit bedrag? Dan moet je het over meerdere jaren afschrijven. Stel, je koopt een iPhone van €800,- exclusief btw.
Je kunt dit bedrag niet in één keer aftrekken. Je moet het bedrag verdelen over de economische levensduur van het toestel.
Meestal wordt voor telefoons en laptops een levensduur van 5 jaar aangehouden. Je schrijft dus elk jaar €160,- af. Kost de aanschaf minder dan €450,- exclusief btw? Dan mag je het volledige bedrag in één keer aftrekken als kosten.
Dit is een fijne regeling voor kleine aankopen, zoals een simkaart, een hoesje of een goedkope tablet. Houd deze grens dus scherp in de gaten bij je aankopen.
Ook hier geldt weer: je mag alleen het zakelijke deel aftrekken. Net zoals je zakelijke etentjes en representatiekosten deels mag aftrekken, geldt dit voor je laptop. Gebruik je deze voor 80% zakelijk en 20% privé? Dan mag je 80% van de aanschafkosten aftrekken.
Wat als je de hardware deels privé gebruikt?
Dit werkt hetzelfde als bij je internetkosten. Je berekent een percentage en past dit consistent toe.
Als je de laptop na vijf jaar verkoopt, moet je over het deel dat je hebt afgeschreven eventuele restwaarde weer als inkomen rekenen. Dit klinkt ingewikkeld, maar in de praktijk zijn de bedragen vaak klein.
Veelgestelde vragen over internet- en telefoonkosten
Ik begrijp dat je na het lezen misschien nog een paar vragen hebt. Daarom heb ik de meest gestelde vragen voor je op een rijtje gezet.
Mag ik mijn privé internetabonnement aftrekken?
Nee, je mag het volledige abonnement niet aftrekken. Je mag alleen het zakelijke deel aftrekken op basis van een redelijke schatting.
Hoe bepaal ik het zakelijke percentage van mijn internetkosten?
Dit is dus je kans om een sluitende berekening te maken. Je kunt dit inschatten op basis van je werkelijke gebruik. Denk aan het aantal uren dat je zakelijk online bent.
Moet ik een zakelijke telefoon afschrijven?
Je kunt ook een inschatting maken op basis van het aantal MB’s dat je verbruikt. Kies een methode die bij je past en pas dit consistent toe.
Kan ik de btw terugvragen op een zakelijke telefoon?
Ja, bij een aanschafwaarde boven €450 exclusief btw moet je het toestel over meerdere jaren afschrijven. De Belastingdienst ziet het als een investering die je over de jaren mag aftrekken. Ja, je mag de btw naar rato van het zakelijk gebruik terugvragen in je btw-aangifte. Als je de telefoon voor 80% zakelijk gebruikt, mag je 80% van de btw terugvragen.
Is een zakelijk abonnement altijd goedkoper?
Niet per se. Prijzen voor zakelijke abonnementen worden vaak exclusief btw gecommuniceerd.
Je moet dus zelf de btw nog optellen. Soms is een privé-abonnement met een speciale zakelijke simkaart voordeliger. Het loont dus om prijzen te vergelijken.
Concrete bespaartips voor je communicatiekosten
Om je op weg te helpen, hier een paar praktische tips om te besparen op je internet- en telefoonkosten. Door je internet- en telefoonkosten slim te splitsen, houd je meer geld over voor je bedrijf. Het kost even wat tijd om je kredietkosten en leningen strak te verwerken in je administratie, maar het loont zich op de lange termijn.
- Kies een flexibel internetabonnement: Als je webshop groeit, groeit je dataverbruik misschien ook. Kies een abonnement dat je maandelijks kunt aanpassen. Zo betaal je nooit te veel.
- Gebruik een aparte simkaart: Overweeg om een aparte simkaart te nemen voor je zakelijke telefoon. Dit maakt het bijhouden van je verbruik veel makkelijker. Je kunt een prepaid simkaart overwegen voor zakelijke gesprekken, zodat je nooit te veel betaalt.
- Let op de btw: Vergeet nooit de btw terug te vragen op je zakelijke kosten. Zet een vast percentage in je boekhoudprogramma, dan gaat dit automatisch.
- Investeer in refurbished hardware: Een refurbished iPhone of MacBook is vaak goedkoper en net zo goed. Als de aanschafprijs onder de €450,- exclusief btw blijft, mag je het in één keer aftrekken.
- Check je telefoonabonnement: Een zakelijk abonnement is niet altijd voordeliger. Soms is een duurder abonnement met onbeperkt bellen voordeliger dan een goedkoop abonnement met extra kosten. Bereken wat je werkelijk verbruikt.
Je bent nu een stap verder in het professionaliseren van je e-commerce onderneming.
Ga aan de slag met je berekeningen en houd je kosten scherp. Succes!