Klippa bonnetjes-app naadloos koppelen aan je webshop boekhoudsoftware
Stel je voor: je staat met een schoenendoos vol bonnetjes in de hand, terwijl je webshop op de achtergrond weer een paar bestellingen verwerkt. Je weet dat elke bonnetje voor onderdelen, brandstof of een nieuwe set banden ergens teruggevonden moet worden in de boekhouding.
Dat is een klus die je liever vandaag dan morgen automatiseert. Met Klippa scan je een bonnetje met je telefoon, en de gegevens verdwijnen direct in je boekhoudsoftware. Geen getyp meer, geen gedoe. Je houdt tijd over voor je bedrijf, niet voor rondslingerende papiertjes.
Waarom Klippa koppelen aan je boekhouding?
Een webshop in auto-onderdelen of accessoires draait door. Tussen inkoop, verkoop en logistiek zitten veel bonnetjes: van remblokken tot ruitenwissers, van verzendkosten tot tankpassen. Als je die handmatig verwerkt, ben je al snel uren per week kwijt.
Met een koppeling tussen Klippa en je boekhouding gebeurt dat automatisch. De grootste winst zit in tijdsbesparing en foutreductie.
Gebruikers realiseren gemiddeld een tijdsbesparing van 70% op het volledige verwerkingsproces.
Je voorkomt dat je bedragen overtypt of verkeerd boekt. Klippa herkent de gegevens op een bonnetje en zet ze op de juiste plek in je administratie.
Je hoeft alleen nog maar te controleren en goed te keuren. Denk aan een inkoopfactuur voor een lading oliefilters. Je scant de bon, Klippa leest de leverancier, het bedrag, de btw en de datum.
Het systeem zoekt in je boekhouding naar de juiste grootboekrekening en boekt de kosten op de juiste post.
Zo hou je overzicht op je marges en cashflow, zonder dat je elke bon handmatig invoert. De koppeling is ook handig voor meerdere vestigingen of medewerkers. Iedereen kan bonnetjes uploaden via de app, en jij bepaalt wie wat mag goedkeuren. Zo blijft je webshopadministratie schoon en up-to-date.
Hoe werkt de koppeling met je boekhoudsoftware?
De techniek erachter is simpel uit te leggen. Klippa biedt een API waarmee je boekhoudsoftware wordt gekoppeld.
API is gewoon een manier om twee systemen met elkaar te laten praten. Je zet de koppeling een keer op, en daarna loopt alles automatisch. Stap voor stap: je maakt een account aan in Klippa, kiest je boekhoudpakket en volgt de stappen om de verbinding te leggen.
Meestal log je in bij je boekhoudsoftware en geef je toestemming voor de koppeling.
Implementatie duurt gemiddeld 2 tot 6 weken.
Vervolgens stel je in welke gegevens je wilt synchroniseren: factuurnummer, bedrag, btw, datum, leverancier en eventueel een project- of kostenplaatscode. De synchronisatie is bidirectioneel. Dat betekent dat bonnetjes vanuit Klippa naar je boekhouding gaan, en wijzigingen in je boekhouding ook terug naar Klippa.
Zo blijven beide systemen in sync en voorkom je dubbele boekingen. De precieze tijd hangt af van je boekhoudsoftware en de complexiteit van je inrichting.
Heb je veel kostenplaatsen of specifieke boekingsregels? Dan duurt het iets langer.
Een simpele set-up voor een eenmanswebshop is vaak binnen een paar dagen geregeld. Je kunt Klippa ook koppelen aan je ERP of voorraadsysteem. Zo koppel je inkoopfacturen direct aan je voorraadmutaties. Handig als je veel draaiende voorraden hebt en wilt weten wat je werkelijke marge is per productgroep.
Voordelen van Klippa SpendControl voor webshops
SpendControl is de module van Klippa voor uitgavenbeheer. Ideaal voor webshops waar medewerkers bonnetjes declareren of zakelijke aankopen doen. Je houdt realtime inzicht in alle uitgaven, zonder dat je bonnetjes hoeft na te jagen.
Je stelt automatische goedkeuringsflows in. Een bonnetje voor een nieuwe set winterbanden gaat eerst naar de inkoper, daarna naar de financiële man en pas dan naar de boekhouding.
Iedereen ziet wat er speelt en je voorkomt verrassingen. De OCR-herkenning is erg sterk.
Klippa behaalt een herkenningsnauwkeurigheid van 99% dankzij slimme OCR-technologie. Dat betekent dat de meeste bonnetjes direct kloppen en je alleen nog maar hoeft te controleren. Handig voor bonnetjes van tankstations, garagebedrijven of inkoopfacturen van webshop leveranciers waar je inkoopt.
Je kunt SpendControl ook gebruiken voor tankpassen en zakelijke creditcards. Transacties komen automatisch binnen, met bonnetjes als bewijs. Wil je een volledig papierloze e-commerce administratie opzetten? Dat kan natuurlijk ook.
Prijsindicaties en modellen
Zo hou je grip op je brandstofkosten en onderhoudskosten, en voorkom je dat bonnetjes zoekraken. De app is beschikbaar voor iOS en Android. Medewerkers maken een foto, en de gegevens staan direct in het systeem. Je kunt ook e-mail forwarden: stuur een factuur door naar je Klippa-adres en de app verwerkt hem automatisch.
Klippa werkt met een abonnement op basis van het aantal gebruikers en het aantal verwerkte documenten. Voor een kleine webshop met 1 tot 3 gebruikers en zo’n 200 bonnetjes per maand, reken je op een bedrag van ongeveer €50 tot €100 per maand.
Grotere webshops met meer gebruikers en duizenden bonnetjes betalen meer, vaak tussen €150 en €400 per maand, afhankelijk van de modules die je afneemt.
De implementatiekosten zijn eenmalig. Voor een standaard koppeling met bijvoorbeeld QuickBooks of Xero liggen die vaak tussen €500 en €2.000, afhankelijk van de mate van maatwerk. Voor SAP of een uitgebreid ERP is het bedrag hoger, omdat er meer configuratie nodig is.
Je kunt kiezen voor een basispakket met alleen bonnetjes scannen en boeken, of een uitgebreider pakket met SpendControl, goedkeuringsflows en integratie met je ERP. Vraag altijd een offerte op maat aan, zodat je precies weet wat je krijgt.
Veelgestelde vragen
Kan ik Klippa koppelen aan mijn huidige boekhoudpakket?
Ja, Klippa biedt integraties met diverse boekhoudpakketten zoals QuickBooks, Xero en SAP. Daarnaast zijn er koppelingen met andere gangbare systemen.
Hoeveel tijd bespaar ik met Klippa?
Als je pakket er niet bij staat, kan Klippa vaak toch een koppeling maken via de API. Gebruikers realiseren gemiddeld een tijdsbesparing van 70% op het volledige verwerkingsproces. Dat betekent dat je in plaats van een volledige werkdag per week nog maar een paar uur kwijt bent.
Is de OCR-herkenning van Klippa betrouwbaar?
Klippa behaalt een herkenningsnauwkeurigheid van 99% dankzij slimme OCR-technologie. Door slimme AI-bonnen scanners te gebruiken voor je zakelijke onkosten, worden de meeste bonnetjes direct goed herkend en hoef je alleen nog maar te controleren.
Hoe lang duurt de implementatie van de koppeling?
De implementatie duurt gemiddeld 2 tot 6 weken, afhankelijk van de complexiteit van de inrichting. Een simpele set-up is vaak sneller klaar, een uitgebreide integratie met ERP duurt langer. Ja, Klippa is ISO 27001-gecertificeerd en voldoet aan de EU GDPR-regelgeving. Je gegevens zijn veilig en je voldoet aan de wettelijke verplichtingen rondom privacy.
Voldoet Klippa aan de AVG-wetgeving?
Praktische tips voor een soepele koppeling
Begin met een pilot. Kies een klein aantal bonnetjes en een beperkte groep gebruikers.
Zo test je de koppeling en leer je de app kennen zonder dat je hele administratie op de schop gaat.
Stel duidelijke regels op voor goedkeuring. Wie mag welke bonnetjes goedkeuren? Welke kostenplaatsen gebruik je?
Hoe ga je om met bonnetjes zonder btw? Een helder proces voorkomt verwarring.
Zorg dat je basisgegevens in je boekhouding kloppen. Leveranciers, grootboekrekeningen en kostenplaatsen moeten correct staan. Anders moet je achteraf veel aanpassen. Train je team.
Leg uit hoe de app werkt, hoe je een bonnetje scant en wat de stappen zijn voor goedkeuring.
Een korte instructie scheelt veel vragen later. Monitor de resultaten. Kijk na een paar maanden hoeveel tijd je bespaart en hoeveel fouten je voorkomt. Pas je instellingen aan waar nodig, en blijf verbeteren.