PayPal transactiekosten en fees correct verwerken in je webshop administratie
Je webshop draait lekker, klanten kopen auto-onderdelen en accessoires, en via PayPal stromen de betalingen binnen. Maar dan komt de boekhouding. Hoe zit het nou met al die transactiekosten en fees?
Het voelt soms als een cryptische rekening, maar het is makkelijker dan je denkt.
We gaan het samen uitzoeken, stap voor stap, zodat je administratie strak en overzichtelijk blijft. Geen zorgen, dit regelen we.
PayPal correct inboeken als bankrekening
Denk aan PayPal niet als een vreemde eend, maar gewoon als een extra bankrekening. Net als je rekening bij de ING of ABN AMRO.
Boekhoudkundig gezien is het precies hetzelfde. Maak dus een aparte rekening aan in je boekhoudsysteem, specifiek voor PayPal. Elke transactie die via PayPal loopt, boek je op deze PayPal-rekening.
Zo hou je het gescheiden van je hoofdrekening en zie je in één oogopslag wat er op je PayPal-account gebeurt.
Dit is de basis voor een overzichtelijke boekhouding voor je webshop.
Verwerken van PayPal transactiekosten
Elke verkoop via PayPal kost geld. Die kosten, de fees, moet je natuurlijk correct verwerken.
PayPal rekent namelijk een percentage per transactie, plus een vast bedrag. Deze kosten mag je boeken als een aankoop. Geen BTW, want het zijn financiële diensten.
De grootboekrekening die je hiervoor kunt gebruiken is 'Extra kosten van geldtransacties'.
Zo hou je de kosten apart van je normale inkoop. Waar vind je de exacte bedragen? In je PayPal-account ga je naar Rapporten, dan Financiële overzichten en kies je voor het Financieel maandoverzicht. Daar zie je een overzicht van alle kosten die die maand zijn gerekend.
Boek deze bedragen periodiek, bijvoorbeeld maandelijks, op de juiste grootboekrekening. Zo weet je precies hoeveel je aan PayPal kwijt bent, net zoals je bij je Mollie-uitbetalingen slim uitsplitst in je boekhouding.
Tip: Maak een vaste routine van het boeken van de PayPal-kosten. Doe dit bijvoorbeeld elke eerste week van de maand voor de vorige maand. Dan blijft het geen berg werk.
Transfers tussen PayPal en bankrekening
Je wilt je geld van PayPal naar je normale bankrekening overboeken. Dit is geen verkoop of aankoop, maar een transfer tussen twee rekeningen die van jou zijn.
Boek dit dus nooit als een inkomende of uitgaande betaling, maar als een zogenaamde kruispost. Dit houdt in dat je de transfer boekt van de PayPal-rekening naar je bankrekening, of andersom. Het saldo op beide rekeningen verandert, maar je totale vermogen blijft hetzelfde.
Stel, je haalt €500 van je PayPal-rekening naar je zakelijke bankrekening. Dan boek je €500 van de PayPal-rekening naar de bankrekening.
Zo blijven beide rekeningen in balans. Dit is een simpele, maar cruciale stap voor een sluitende boekhouding.
Automatische koppelingen voor PayPal
Handmatig transacties invoeren is tijdrovend en foutgevoelig. Gelukkig zijn er tools die dit automatisch voor je doen.
Een populaire dienst is Ponto. Met Ponto koppel je je PayPal-account direct aan je boekhoudsoftware, zoals Exact Online of Moneybird. Ook kun je affiliate marketing uitbetalingen boeken in de strakke boekhouding van je webshop, waardoor alle transacties automatisch worden ingelezen.
Je hoeft alleen nog maar te controleren en te boeken. De kosten voor zo'n koppeling verschillen.
Ponto kost bijvoorbeeld ongeveer €10 tot €15 per maand, afhankelijk van je pakket.
Dat is een kleine investering voor veel tijdswinst. Handmatig toevoegen kan natuurlijk ook, maar voor een drukke webshop is automatisering echt een uitkomst.
- Kies een dienst die bij je boekhoudsoftware past.
- Koppel je PayPal-account.
- Laat de transacties automatisch inlezen.
- Controleer en boek de transacties.
Buitenlandse valuta en wisselkoersen
Verkoop je auto-onderdelen aan klanten in het buitenland? Dan ontvang je mogelijk betalingen in dollars, ponden of andere valuta.
Als je PayPal-rekening in euro's is ingesteld, worden deze bedragen automatisch omgezet naar euro's. PayPal gebruikt hiervoor de wisselkoers van die dag, plus een kleine toeslag voor valutaomrekening. Deze omrekeningskosten boek je op dezelfde manier als de normale transactiekosten, dus op de grootboekrekening 'Extra kosten van geldtransacties'.
Veelgestelde vragen over PayPal in je boekhouding
Check in je PayPal-overzicht de exacte koers en de bijkomende kosten. Zo voorkom je verrassingen, houd je je marge scherp en kun je eenvoudig je eBay verkopen en platform fees verwerken in je administratie.
Hoe boek ik PayPal transactiekosten?
Je boekt deze als aankoop op de grootboekrekening 'Extra kosten van geldtransacties' zonder BTW.
Gebruik het maandoverzicht in PayPal voor de exacte bedragen. Moet ik PayPal als een aparte bankrekening zien?
Ja, boekhoudkundig gezien is PayPal een bankrekening. Behandel het net als je huisbank en maak een aparte rekening aan in je boekhoudsysteem. Waar vind ik mijn PayPal transactiekosten?
In je PayPal-account onder Rapporten > Financiële overzichten > Financieel maandoverzicht.
Daar staan alle kosten overzichtelijk per maand. Hoe verwerk ik transfers van PayPal naar mijn bank?
Dit boek je als een transfer tussen twee rekeningen (kruisposten).
Het is geen inkomende of uitgaande betaling, maar een verplaatsing van geld tussen je eigen rekeningen. Kan ik PayPal automatisch koppelen aan mijn boekhouding?
Ja, via diensten zoals Ponto kun je PayPal automatisch koppelen. Dit bespaart tijd en vermindert fouten in je administratie.