Verzendkosten van PostNL automatisch en correct verwerken in je webshop boekhouding
Stel je voor: je hebt net een nieuwe set wieldoppen verkocht, de klant betaalt netjes via je webshop, en PostNL levert de volgende dag af. Maar als je de factuur van PostNL krijgt, weet je niet precies hoe je die verzendkosten moet boeken. Herkenbaar?
Geen zorgen, we gaan dit samen regelen. Je wilt gewoon dat je boekhouding klopt zonder er uren mee bezig te zijn.
Verzendkosten correct boeken
Als je verzendkosten doorrekent aan je klant, dan hoor je daar btw over te berekenen. Die btw is hetzelfde tarief als de goederen zelf.
Dus verkoopt je auto-onderdelen webshop iets met 21% btw? Dan reken je ook 21% btw over de verzendkosten. Je boekt de verzendkosten op een aparte grootboekrekening, bijvoorbeeld 'Verzendkosten' of 'Inkoopkosten'.
Verzendkosten die je doorbelast aan de klant zijn belast met hetzelfde btw-tarief als de goederen.
Zo hou je overzicht. PostNL facturen zijn je bewijs voor de kosten.
De btw op de factuur van PostNL mag je aftrekken als voorbelasting. Dat scheelt weer in je btw-aangifte. Zorg dat je de factuur goed bewaart, want de Belastingdienst wil dat zien. Een aparte vermelding op de factuur is verplicht.
Dus noem 'Verzendkosten' als een eigen regel met het juiste btw-tarief. Dat voorkomt gedoe later.
Automatische verwerking van PostNL facturen
Handmatig facturen invoeren is niet leuk. Je wilt dat je PostNL facturen automatisch in je boekhouding komen.
Dat kan met een koppeling tussen je verzendsoftware en je boekhoudpakket. Gebruik Sendcloud of MyParcel.
Deze tools halen je PostNL facturen op en sturen ze direct door naar je boekhouding. Zo hoef je niets over te typen. Stel je verkoopt een set remblokken. Sendcloud haalt de factuur op, koppelt die aan de order en boekt de verzendkosten automatisch op de juiste grootboekrekening.
Jij ziet alleen nog de bevestiging. De kosten voor zo'n koppeling verschillen.
Budget opties beginnen rond €10 per maand, premium pakketten zitten op €50 per maand. Maar de tijd die je bespaart, is vaak meer waard.
Kostenplaatsen en uitsplitsing
Wil je weten hoeveel je per vervoerder kwijt bent? Splits je verzendkosten overzichtelijk op in kostenplaatsen.
Zo zie je direct welke vervoerder goedkoper is voor jouw auto-onderdelen. Verzendkosten en verpakkingskosten zijn verschillende dingen. Een doos voor een uitlaat is verpakkingskosten, het vervoer door PostNL is verzendkosten.
Boek ze apart voor een duidelijke rapportage. Stel je verkoopt zware onderdelen zoals een motorblok.
Dan zijn je verzendkosten hoger dan voor een lichte wieldop. Door per productcategorie te rapporteren, zie je waar je marge ligt. Een overzicht per vervoerder helpt bij onderhandelingen. Als je weet dat je €2000 per jaar aan PostNL besteedt, kun je misschien een beter tarief krijgen.
Kostenoverzicht en bespaartips
Je wilt weten wat het kost om je PostNL verzendkosten automatisch te verwerken. Hieronder vind je een overzicht van de kosten per tier, inclusief de totale cost of ownership over 1-3 jaar. De budget optie is geschikt als je net begint of weinig orders verwerkt.
Budget optie
Denk aan een beginnende webshop voor auto-accessoires. Totaal per maand: €25-€30.
- Verzendsoftware: MyParcel basis, €10 per maand
- Boekhoudsoftware: bijvoorbeeld Moneybird, €15 per maand
- Koppeling: via Zapier of eenvoudige export, €0-€5 per maand
Over 1 jaar: €300-€360. Over 3 jaar: €900-€1080.
Pluspunten: goedkoop, eenvoudig op te zetten. Minpunten: handmatige controle nodig, minder geautomatiseerd. De midden optie is ideaal voor een groeiende webshop die regelmatig onderdelen verkoopt, zoals velgen of remmen.
Midden optie
Totaal per maand: €74. Over 1 jaar: €888.
- Verzendsoftware: Sendcloud Pro, €29 per maand
- Boekhoudsoftware: Exact Online, €35 per maand
- Koppeling: directe API-koppeling, €10 per maand
Over 3 jaar: €2.664. Pluspunten: geautomatiseerd, betere rapportage. Minpunten: iets duurder, maar de tijdswinst is groot. De premium optie is voor grote webshops die duizenden orders per jaar verwerken, bijvoorbeeld een gespecialiseerde auto-onderdelen shop.
Totaal per maand: €120. Over 1 jaar: €1.440.
Premium optie
Over 3 jaar: €4.320. Pluspunten: volledig geautomatiseerd, uitgebreide rapportage.
- Verzendsoftware: Sendcloud Premium, €50 per maand
- Boekhoudsoftware: Visma eAccounting, €50 per maand
- Koppeling: maatwerk API, €20 per maand
Minpunten: hogere kosten, maar voor grote volumes rendabel. Goedkope opties besparen geld, maar kosten meer tijd. Dure opties zijn efficiënter voor grote volumes.
Kies wat bij je orderaantal past. Stel je verstuurt 100 orders per maand. Met de budget optie ben je €30 kwijt, maar ben je 5 uur bezig met invoeren.
Vergelijking en bespaartips
Met de premium optie ben je €120 kwijt, maar maar 1 uur bezig.
- Combineer verzendsoftware met je boekhouding om handmatig werk te verminderen.
- Gebruik kortingscodes van PostNL voor vaste klanten.
- Boek verzendkosten apart, zodat je snel ziet waar je kunt besparen.
- Automatiseer de factuurimport, dat bespaart uren per maand.
Reken uit wat je tijd waard is.
Veelgestelde vragen
Hoe boek ik PostNL verzendkosten? Verzendkosten boek je als bedrijfskosten op een grootboekrekening voor 'verzendkosten' of 'inkoopkosten'. Is btw op verzendkosten aftrekbaar?
Ja, de btw op de factuur van PostNL is als voorbelasting aftrekbaar in je btw-aangifte.
Moet ik verzendkosten apart vermelden op de factuur? Ja, verzendkosten moeten als aparte post op de factuur staan met het bijbehorende btw-tarief.
Hoe automatiseer ik PostNL facturen? Gebruik verzendsoftware zoals Sendcloud of MyParcel die facturen direct doorstuurt naar je boekhoudpakket. Wat als ik gratis verzending aanbied? De kosten voor gratis verzending boek je als verkoopkosten of marketingkosten in je administratie.