UBL-facturen van Nederlandse groothandels direct inlezen in je webshop boekhouding
Stel je voor: je staat in de garage, olie aan je handen, je hoofd bij die ene lastige motor van een VW Golf. Dan de reality check: die stapel inkoopfacturen van AutoPartners of Nexonautics ligt te wachten. Handmatig typen?
Nee, daar heb je echt geen tijd voor. UBL-facturen van Nederlandse groothandels direct inlezen in je webshop boekhouding is de oplossing. Het is de manier om je administratie op orde te krijgen zonder dat je avonden kwijt bent aan coderen en invoeren. Even snel en zonder gedoe.
Waarom UBL-facturen een gamechanger zijn voor je garage
UBL-facturen inlezen bespaart je letterlijk uren werk per week. De foutreductie bij inkoopfacturen is enorm.
Je voorkomt dat je per ongeluk een verkeerd bedrag intypt of een factuur dubbel betaalt. De snelheid van verwerking gaat omhoog omdat de data direct uit het XML-bestand wordt gehaald. Geen getypte getallen meer, maar directe data-overdracht van groothandel naar boekhouding.
UBL staat voor Universal Business Language. Het is een XML-standaard voor elektronisch factureren.
Je kunt het zien als een taal die alle computers en software perfect spreken.
Als je facturen van AutoBinck of GS Automotive binnenkrijgt in UBL, dan leest je boekhoudsoftware die data zo uit. Handmatig overnemen is verleden tijd.
De techniek: hoe UBL-facturen automatisch verwerken in je webshop
Het werkt eigenlijk best simpel. Je webshop of boekhoudsoftware is 'UBL ready'.
Je haalt het XML-bestand uit je e-mail of downloadt het van de groothandelssite. Vervolgens laad je dit bestand op in je boekhoudprogramma. De software herkent direct de leverancier, het factuurnummer, de datum en het totaalbedrag.
De kracht zit hem in het matchen van factuurregels. De meeste boekhoudpakketten bepalen de grootboekrekening op basis van trefwoorden in de UBL-factuurregels.
Koop je een set ruitenwissers bij AutoTrackD? De software ziet 'ruitenwissers' en boekt het direct op de juiste inkooprekening voor auto-onderdelen. Koop je motorolie? Dan gaat het naar de rekening voor vloeistoffen. Dit scheelt een hoop uitzoekwerk.
Stap-voor-stap integratie
Zorg eerst dat je boekhoudsoftware UBL ondersteunt. Pakketten als Exact Online, SnelStart en Yorizan zijn hier sterk in.
Vervolgens activeer je de koppeling. Soms is dit een kwestie van een API-sleutel koppelen, soms upload je de bestanden handmatig via een speciale UBL-module. Daarna test je het.
Vraag bij je groothandel (denk aan AutoGroep Nederland of Winparts) een proef-factuur op in UBL-formaat.
Laad deze in en controleer of alle regels kloppen. Klopt de BTW? Zitten de juiste artikelnummers erin? Als dit loopt, ben je klaar voor de dagelijkse praktijk.
De kosten en mogelijkheden: investeren in tijd
De prijzen voor UBL-verwerking hangen af van je software. Veel moderne boekhoudpakketten hebben UBL-inlezen standaard inbegrepen bij een abonnement vanaf €30,- per maand.
Soms zit er een limiet aan het aantal UBL-bestanden dat je mag inlezen, bijvoorbeeld 50 per maand.
Daarboven betaal je vaak een klein bedrag per factuur, rond de €0,10 tot €0,25. Er zijn ook specifieke diensten die facturen omzetten naar UBL, zoals GO2UBL. Deze diensten kosten vaak een paar cent per pagina of werken met een abonnement van rond de €10,- per maand.
Als je groothandel geen UBL aanbiedt, is dit een perfecte tussenstap. Door inkoopfacturen automatisch te scannen en herkennen, zet je de data direct om naar een UBL-bestand dat je moeiteloos inleest.
Veelgestelde vragen over UBL-facturen
Veel ondernemers hebben nog vragen voordat ze de overstap maken. Hieronder beantwoorden we de meest gestelde vragen, specifiek voor de autobranche.
Wat is een UBL-factuur?
Een UBL-factuur is een digitaal factuurbestand in XML-formaat dat direct door software kan worden ingelezen. Het bevat alle factuurgegevens gestructureerd, zoals afzender, ontvanger, regels, bedragen en BTW. Het is niet alleen een plaatje, maar echt data. UBL-facturen bevatten gestructureerde data.
Waarom is UBL beter dan PDF?
Bij een PDF moet de software (of jij) eerst de tekst 'lezen' en herkennen wat een factuurnummer is en wat een bedrag. Dat gaat weleens mis.
Kan ik UBL-facturen in elk boekhoudprogramma inlezen?
Met UBL is dit direct duidelijk, waardoor handmatige invoer en scan-fouten worden voorkomen.
Je voorkomt dus dat er een 1.000 euro als 10.000 euro wordt ingevoerd. Niet elk programma ondersteunt het, maar de meeste moderne pakketten zijn 'UBL-ready'. Oudere, simpele pakketten of Excel-sheets kunnen hier moeite mee hebben.
Wat als een groothandel geen UBL-factuur stuurt?
Check dit altijd even bij je softwareleverancier voordat je erom vraagt bij je groothandel. Voor een gestroomlijnde administratie kun je ook kiezen voor het Peppol-netwerk voor veilige e-facturatie, of diensten zoals GO2UBL gebruiken om de factuur alsnog om te zetten naar UBL.
Je uploadt de PDF en de dienst genereert de UBL. Handig voor die ene leverancier die vasthoudt aan oude systemen of voor losse bonnetjes van de lokale motorzaak. Ja, de btw-specificatie is onderdeel van de UBL-standaard en wordt automatisch verwerkt.
Wordt btw automatisch goed geboekt bij UBL?
De software ziet precies welk BTW-tarief (21%, 9% of 0%) van toepassing is en boekt dit op de juiste BTW-rekening.
Dit voorkomt fouten in je BTW-aangifte.
Praktische tips voor een soepele start
Begin klein. Vraag bij je drie grootste leveranciers (bijvoorbeeld Autodistribution of Kwik-Fit) om UBL-facturen.
Zo raak je gewend aan het proces zonder dat je direct honderden facturen moet verwerken. Voorkom dubbele inkoopfacturen en check je grootboekrekeningen.
Zorg dat de trefwoorden in je boekhouding matchen met de omschrijvingen die de groothandel gebruikt. Gebruikt AutoParts 'Vergadering' voor motorolie? Zorg dan dat je boekhouding dat woord herkent. Bewaar de XML-bestanden.
Ook al verwerk je ze direct, het is handig om ze nog even te archiveren.
Mocht er ooit een controle komen, dan heb je het originele digitale bestand bij de hand. Zo blijft je administratie waterdicht.