Visma eAccounting slim instellen voor internationale e-commerce verkopen
Stel je voor: je verkoopt auto-onderdelen via je webshop, vanuit Nederland naar klanten in heel Europa.
Een Duitser koopt een set remblokken, een Fransman een accusneller en een Zweed een set wieldoppen. Je administratie moet daar soepel op zijn ingericht. Visma eAccounting is een krachtig boekhoudprogramma dat je hierbij helpt, maar je moet het wel slim instellen voor internationale e-commerce.
In deze gids leg ik je precies uit hoe je dat doet, zonder ingewikkelde taal. We gaan aan de slag met btw-tarieven, valuta, betaalmethoden en compliance, zodat je met een gerust hart kunt verkopen over de grens.
Instellen van btw-tarieven voor grensoverschrijdende verkoop
Als je auto-onderdelen verkoopt aan particulieren in andere EU-landen, moet je btw heffen in het land van de koper. Dat klinkt ingewikkeld, maar met de OSS-regeling (One Stop Shop) wordt het een stuk eenvoudiger.
Visma eAccounting ondersteunt de OSS-aangifte sinds de wijziging in 2021, wat betekent dat je de btw voor alle EU-landen in één keer kunt aangeven bij de Belastingdienst. Je begint met het activeren van de OSS-regeling in Visma eAccounting. Ga naar de btw-instellingen en selecteer de optie voor grensoverschrijdende verkoop.
De drempel voor de OSS-regeling binnen de EU is vastgesteld op €10.000 per kalenderjaar. Blijf je hieronder, dan mag je de Nederlandse btw blijven toepassen.
Vervolgens stel je de btw-tarieven in per EU-land. Bijvoorbeeld: in Nederland is het standaardtarief 21%, in Duitsland 19% en in Frankrijk 20%.
Visma eAccounting slaat deze tarieven op en past ze automatisch toe op facturen naar het desbetreffende land. Om de OSS-aangifte voor te bereiden, exporteer je de omzet per land via de rapportagefunctie in Visma eAccounting. Dit geeft je een overzicht van alle verkopen binnen de EU, inclusief de btw die je moet afdragen. Je hoeft dus niet voor elk land een apart btw-nummer aan te vragen – de OSS-regeling regelt het in één keer.
Valutabeheer en wisselkoersen in je administratie
Als je auto-onderdelen verkoopt in verschillende valuta, zoals Zweedse kronen of Britse ponden, moet je wisselkoersen correct verwerken in je boekhouding. Visma eAccounting biedt ondersteuning voor facturatie en boekhouding in vreemde valuta met automatische koersupdates. Dit betekent dat je geen handmatige berekeningen hoeft te doen – het systeem haalt de actuele koersen op en past ze toe op je transacties.
Stel je verkoopt een set wieldoppen voor 500 Zweedse kronen. Visma eAccounting zet dit bedrag automatisch om naar euro’s op basis van de actuele wisselkoers.
Het systeem boekt ook valutawinst of -verlies als de koers wijzigt tussen de factuurdatum en de betalingsdatum. Zo blijft je administratie altijd up-to-date.
Je kunt in Visma eAccounting meerdere valuta’s instellen voor je facturen en rapporten. Dit is handig als je klanten in verschillende landen bedient. Het systeem houdt bij welke valuta je gebruikt en past de koersen automatisch aan, zodat je geen omkijken hebt naar wisselkoersen.
Koppelen van internationale betaalmethoden
Een soepele betaalervaring is essentelijk voor internationale e-commerce. Klanten willen hun favoriete betaalmethoden gebruiken, zoals Stripe of PayPal.
Visma eAccounting biedt directe API-koppelingen met meer dan 100 webshop-integraties, waaronder populaire betaalplatforms. Dit betekent dat je transacties automatisch worden verwerkt in je slimme e-commerce boekhouding.
Om Stripe of PayPal te koppelen, ga je naar de Visma App Store en zoek je de gewenste integratie. Volg de stappen om je account te verbinden en stel in hoe transactiekosten worden verwerkt. Bijvoorbeeld: als een klant via PayPal betaalt, worden de transactiekosten automatisch afgetrokken van de ontvangen betaling en als kosten geboekt in Visma eAccounting. Deze koppelingen besparen je tijd en verminderen fouten.
Je hoeft niet langer handmatig betalingen in te voeren – alles loopt automatisch.
Dit is vooral handig als je veel verkopen via je webshop, zoals auto-onderdelen naar klanten in heel Europa.
Rapportages voor internationale verkoop
Om je internationale verkopen te beheren, heb je inzicht nodig in je omzet en voorraad.
Visma eAccounting biedt krachtige rapportagefuncties waarmee je omzet per land kunt analyseren. Stel je verkoopt meer remblokken in Duitsland dan in Frankrijk – deze rapportage helpt je om je marketingstrategie aan te passen. Een andere handige functie is de voorraadwaardering in vreemde valuta. Als je auto-onderdelen inkoopt in ponden en verkoopt in euro’s, kun je de voorraadwaarde correct berekenen.
Visma eAccounting past de wisselkoersen automatisch toe, zodat je altijd een accuraat beeld hebt van je voorraadwaarde. Je kunt rapporten exporteren naar Excel of PDF voor verdere analyse.
Dit is handig voor je boekhouder of voor je eigen overzicht. Met de beste AI-boekhoudsoftware voor je Shopify webshop kun je slimmere beslissingen nemen over je internationale verkoopstrategie.
Compliance en fiscale verplichtingen
Als je auto-onderdelen verkoopt over de grens, moet je voldoen aan fiscale verplichtingen. Dit omvat intracommunautaire leveringen en factuureisen in het buitenland.
Visma eAccounting helpt je hierbij door automatisch de juiste btw-tarieven toe te passen en facturen te genereren die voldoen aan de eisen van elk EU-land. Voor intracommunautaire leveringen – dat wil zeggen verkopen aan bedrijven in andere EU-landen – moet je een geldig btw-nummer van de koper vermelden. Visma eAccounting controleert dit automatisch via de VIES-database, zodat je zeker bent van een correcte verwerking.
Daarnaast moet je facturen voldoen aan de eisen van het land van de koper.
Visma eAccounting past de factuurlay-out automatisch aan op basis van het land, inclusief de juiste btw-tarieven en valuta. Zo ben je altijd compliant zonder extra werk.
Veelgestelde vragen
Hoe verwerk ik OSS-aangifte in Visma eAccounting?
Je kunt de OSS-aangifte voorbereiden door de btw-instellingen per land in te richten en de omzet via de rapportagefunctie te exporteren. Visma eAccounting zorgt dat de btw correct wordt berekend en verwerkt.
Ondersteunt Visma eAccounting meerdere valuta?
Ja, Visma eAccounting biedt ondersteuning voor facturatie en boekhouding in vreemde valuta met automatische koersupdates.
Je kunt meerdere valuta instellen voor je facturen en rapporten. Wat is de OSS-drempel voor e-commerce?
De drempel voor grensoverschrijdende verkoop aan consumenten binnen de EU is €10.000 per jaar. Blijf je hieronder, dan mag je de Nederlandse btw blijven toepassen. Houd er wel rekening mee dat e-commerce boekhouding anders werkt dan een standaard zzp-administratie.
Moet ik voor elk EU-land een apart btw-nummer aanvragen?
Nee, met de OSS-regeling kun je de btw voor alle EU-landen in één keer aangeven bij de Belastingdienst. Hoe koppel ik mijn internationale webshop aan Visma?
Dit kan via de ingebouwde koppelingen in de Visma App Store of via een externe koppeling zoals Webwinkelfacturen. Kies de integratie die bij je webshop past en volg de stappen om te koppelen.