Voorraadverschillen tussen je fysieke magazijn en webshop boekhouding snel oplossen
Je staat in je magazijn, kijkt op je scherm en ziet dat je webshop zegt dat je nog 12 sets winterbanden op voorraad hebt. Maar als je in de stellingen kijkt, tel je er maar 8.
Waar zijn de andere vier gebleven? Dit soort voorraadverschillen is een nachtmerrie voor elke autogarage of bandenwinkel. Het zorgt voor gefrustreerde klanten die iets bestellen wat er niet is, en voor een boekhouding die niet klopt. Het oplossen van deze kloof tussen je fysieke magazijn en je webshop is essentieel voor je rust en je winst.
Waarom je voorraad niet klopt
Voorraadverschillen ontstaan nooit zomaar. Er zijn een aantal boosdoeners die we vaker zien in de autowereld.
Soms is het simpelweg een menselijke fout. Iemand pakt een setje sportieve dempers en vergeet dit af te boeken in het systeem.
Of er staat een verkeerd getal in de webshop, bijvoorbeeld 10 in plaats van 1. Dit zijn de 'onschuldige' fouten, maar ze zorgen voor evenveel chaos. Een andere grote boosdoener is diefstal. Helaas is winkeldiefstal een hardnekkig probleem.
Denk aan dure impactboormachines, losse accu's of dure wieldoppen. Onderzoek toont aan dat winkeldiefstal verantwoordelijk is voor meer dan 35% van de voorraadkrimp.
Dat is een enorme hap uit je marge. Ook schade aan producten, zoals een kras op een wieldop of een lekke slang, telt mee als voorraadverschil als het niet netjes wordt afgeboekt.
Snel de vinger op de zere plek
Als je een verschil ontdekt, wil je het meteen oplossen. Je kunt dit niet gewoon negeren.
Stap één is altijd: hertellen. Maar dan wel op een slimme manier. Begin met de producten met de hoogste waarde of de meeste beweging.
Denk aan dure gereedschappen, banden van topmerken zoals Michelin of Pirelli, en vloeistoffen die je vaak verkoopt.
Controleer de stellingen, de werkplaats en de retourbakken. Misschien ligt die dure ratelset wel bij een monteur op de brug. Zodra je zeker weet dat het product echt weg is, moet je dit verwerken in je administratie. Dit heet een voorraadcorrectie.
Je kunt de periodieke voorraadtelling soepel verwerken in je boekhoudprogramma. Dit zorgt ervoor dat je webshop en je fysieke magazijn weer synchroon lopen.
Dit voorkomt dat je klanten producten kopen die niet op voorraad zijn. Niets is vervelender dan een bestelling annuleren omdat je eigen voorraadadministratie faalt.
Hoe je voorraadverschillen in de toekomst voorkomt
De beste manier om dit op te lossen, is door het te voorkomen. De gouden standaard is real-time registratie.
Dit betekent dat elke beweging in je magazijn direct zichtbaar is in je systeem. Als een monteur een setje bougies pakt, scant hij het direct uit. Zo niet, dan loopt je voorraad direct uit de pas.
Je webshop moet live gekoppeld zijn aan je magazijnvoorraad. Zodra er iets wordt verkocht, moet je voorraadreserveringen voor openstaande bestellingen direct in je administratie verwerken.
De techniek die dit makkelijk maakt, is de barcode scanner. Vergeet het ouderwetse handmatig tellen. Met een scanner gaat het veel sneller en zijn fouten bijna onmogelijk. Je scant een product en het systeem doet de rest.
De investering hiervoor is snel terugverdiend. Een goede scanner heb je al vanaf €50 tot €150.
Er zijn ook systemen die werken met je smartphone. Dit is een lage instapdrempel voor een enorme winst in efficiëntie.
Denk je dat een scanner te duur is? Tel dan eens hoeveel uur je kwijt bent aan het handmatig tellen van je voorraad en het rechtzetten van fouten. Die tijd is veel duurder.
Veelgestelde vragen over je voorraad
Het kan zijn dat je nog met specifieke vragen zit. Hieronder beantwoorden we de meest voorkomende vragen over voorraadverschillen.
Hoe ontstaan voorraadverschillen?
De meeste verschillen ontstaan door simpele menselijke fouten bij het tellen, administratieve missers (verkeerde aantallen ingevoerd), diefstal of producten die kapotgaan en niet worden afgeboekt. Blijf kalm en stapsgewijs te werk. Analyseer eerst wat de mogelijke oorzaak kan zijn.
Wat moet ik doen bij een voorraadverschil?
Voer daarna een zorgvuldige hertelling uit, bij voorkeur met z'n tweeën. En verwerk het uiteindelijke verschil als een correctie in je boekhouding zodat je systemen weer kloppen.
Hoe voorkom ik voorraadverschillen?
Door technologie je vriend te maken. Gebruik barcodescanners voor elke in- en uitstroom van producten.
Zorg voor een real-time voorraadbeheersysteem dat direct synchroniseert met je webshop. En zorg voor een strakke procedure in de werkplaats: alles wat van de plank gaat, moet direct worden gescand. Jazeker. Het is een signaal dat je zakelijke balans niet klopt door wisselende voorraden. Het is een signaal dat je processen niet waterdicht zijn.
Is een voorraadverschil erg?
Het leidt direct tot financiële verliezen. Je verkoopt spullen die je niet hebt, of je koopt spullen die je al hebt.
Beide zijn slecht voor je cashflow en je winstmarge. Als je je bedrijf wilt runnen op basis van fantasie-cijfers, dan wel. In de echte wereld is het een doodsvonnis.
Kan ik voorraadverschillen negeren?
Het leidt tot een onbetrouwbare boekhouding en geeft je een vertekend beeld van je werkelijke winst.
Bovendien word je gek van klanten die iets bestellen wat er niet is. Dus: nee, gewoon niet doen.